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企业职工档案管理工作规定

(1992年6月9日劳动部 国家档案局发布)

第一章 总 则
  第一条为加强企业职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。
  第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。
  第三条企业职工档案工作,在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由劳动主管部门领导与指导,实行分级管理,同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
  第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责
  第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
  第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管。
  第七条职工死亡后,其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
  第八条企业职工档案管理部门的职责:
  (一)保管职工档案;
  (二)收集、鉴别和整理职工档案材料;
  (三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
  (四)登记职工工作变动情况;
  (五)为有关部门提供职工情况;
  (六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;
  (七)定期向企业档案室(馆)移交档案;
  (八)办理其它有关事项。
第三章档案的内容
  第九条企业职工档案的内容和分类:
  (一)履历材料;
  (二)自传材料;
  (三)鉴定、考核、考察材料;
  (四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);
  (五)政审材料;
  (六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
  (七)奖励材料;
  (八)处分材料;
  (九)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
  (十)其他可供组织参考的材料。
第四章档案的收集、保管和销毁
  第十条职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
  第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
  第十二条企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
  第十三条按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。
  第十四条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)(附件略)。
  第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。
  第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章档案的提供利用
  第十七条因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:
  (一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
  (二)查阅、使用企业职工档案的单位,应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
  (三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。
  (四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
  (五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。
  (六)因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
  第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门,职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。
  第十九条转递档案应遵守下列规定:
  (一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。
  (二)对转出的档案,必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件二)(附件略)的项目登记,并密封包装。
  (三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
  (四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
第七章附则
  第二十条本规定由劳动部负责解释。
  第二十一条本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则